Πότε μπορεί ο φορολογούμενος να καταστρέψει το αρχείο του;

Του Γιώργου Δαλιάνη,

με τη συνεργασία της Νίκης Χατζοπούλου και της Νατάσσας Δαλιάνη

Ο χρόνος διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων αποτελεί ένα θέμα που απασχολεί φυσικά πρόσωπα και επιχειρήσεις, ειδικά τώρα που οδεύουμε προς το τέλος του έτους. Θα πρέπει εξαρχής να τονιστεί ότι η παραγραφή των φορολογικών υποθέσεων και ο χρόνος της υποχρεωτικής διαφύλαξης βιβλίων, στοιχείων και εν γένει εγγράφων από  τους φορολογούμενους είναι δύο θέματα αλληλένδετα.

Είναι γνωστό ότι καταρχήν το δικαίωμα του Δημοσίου για διενέργεια φορολογικού ελέγχου είναι η πενταετία, με σημείο αφετηρίας που ποικίλει ανάλογα με το φορολογικό αντικείμενο. Παραδείγματος χάριν, για το εισόδημα η πενταετής προθεσμία εκκινεί από τη λήξη του έτους εντός του οποίου λήγει η προθεσμία υποβολής δήλωσης, άρα 31.12.2021 παραγράφεται η διαχειριστική χρήση 2015, ενώ όσον αφορά τα τέλη χαρτοσήμου, στις 31.12.2021 παραγράφονται τα τέλη από σύμβαση δανείου που συνάφθηκε το 2016 (άρα για σύμβαση του 2015 το χαρτόσημο έχει παραγραφεί), καθώς η υποχρέωση χαρτοσήμανσης είναι 5 ημέρες από την υπογραφή της σύμβασης. Εξαίρεση αποτελεί το χαρτόσημο δοσοληπτικών λογαριασμών, για το οποίο η παραγραφή είναι πενταετής από την ημερομηνία δημοσίευσης των χρηματοοικονομικών καταστάσεων, πχ. ημεδαπό νομικό πρόσωπο ή νομική οντότητα με φορολογικό έτος που λήγει στις 31/12/2015, ολοκληρώνει την κατάρτιση των χρηματοοικονομικών καταστάσεων μέχρι την 30/06/2016. Η καταληκτική ημερομηνία εμπρόθεσμης απόδοσης των τελών χαρτοσήμου δοσοληπτικών λογαριασμών είναι η 15/07/2016, κατά συνέπεια ημερομηνία παραγραφής του δικαιώματος του Δημοσίου να επιβάλει τέλη χαρτοσήμου είναι η 31/12/2021.

Για πόσο, όμως, χρονικό διάστημα οφείλουν να διατηρούν άθικτο το αρχείο τους οι φορολογούμενοι;

α. Χρόνος διαφύλαξης βιβλίων, στοιχείων, εγγράφων κ.λπ.

Για τις χρήσεις από 1.1.2014 ισχύει ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας (ν. 4174/2013) και ορίζει στο άρθρο 13 παρ. 2 ότι:

“Τα λογιστικά αρχεία, φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί, φορολογικές μνήμες και αρχεία που δημιουργούν οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί πρέπει να διαφυλάσσονται κατ’ ελάχιστον:

α) για διάστημα πέντε (5) ετών από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους εντός του οποίου υπάρχει η υπάρχει η υποχρέωση υποβολής δήλωσης ή

β) εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις της παραγράφου 2 του άρθρου 36 του Κώδικα (βλ. κατωτέρω), έως ότου παραγραφεί το δικαίωμα έκδοσης από τη Φορολογική Διοίκηση πράξης προσδιορισμού του φόρου, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παράγραφο αυτή

γ) έως ότου τελεσιδικήσει η απαίτηση της Φορολογικής Διοίκησης σε συνέχεια διενέργειας φορολογικού ελέγχου ή έως ότου αποσβεστεί ολοσχερώς η απαίτηση λόγω εξόφλησης”.

Με άλλα λόγια η προθεσμία παραγραφής συμπαρασύρει και την υποχρέωση διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων.

Με βάση το άρθρο 36 παρ. 2 του ν. 4174/2013 ορίζονται οι περιπτώσεις παράτασης της παραγραφής ως εξής:

“Η περίοδος που αναφέρεται στην παράγραφο 1 παρατείνεται στις εξής περιπτώσεις:

(α) εάν, εντός του πέμπτου έτους της προθεσμίας παραγραφής, υποβάλλεται αρχική ή τροποποιητική δήλωση ή περιέρχονται σε γνώση της Φορολογικής Διοίκησης νέα στοιχεία κατά την έννοια της παραγράφου 5 του άρθρου 25 σε υπόθεση που έχει διενεργηθεί πλήρης έλεγχος ή σε κάθε άλλη περίπτωση περιέρχονται σε γνώση της Φορολογικής Διοίκησης πληροφορίες από οποιαδήποτε πηγή εκτός Φορολογικής Διοίκησης, από τις οποίες προκύπτει φορολογική οφειλή και μόνο για το ζήτημα στο οποίο αφορούν, για περίοδο ενός (1) έτους από τη λήξη της πενταετίας.

β) εάν ζητηθούν πληροφορίες από χώρα της αλλοδαπής, για όσο χρονικό διάστημα απαιτηθεί για τη διαβίβαση των εν λόγω πληροφοριών προσαυξημένο κατά ένα έτος από την παραλαβή τους από τη Φορολογική Διοίκηση,

γ) εάν ασκηθεί ενδικοφανής προσφυγή, ένδικο βοήθημα ή μέσο, για περίοδο ενός έτους μετά την έκδοση απόφασης επί της ενδικοφανούς προσφυγής ή την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης, και μόνο για το ζήτημα, το οποίο αφορά.

δ) για όσο διάστημα διαρκεί η προθεσμία υποβολής αιτήματος Διαδικασίας Αμοιβαίου Διακανονισμού του άρθρου 63Α, όπως αυτή ορίζεται στις ειδικότερες διατάξεις που προβλέπουν τη δυνατότητα υποβολής αιτήματος ΔΑΔ, και μόνο για την υποβολή και αποδοχή του σχετικού αιτήματος, καθώς επίσης και, εφόσον υποβληθεί τέτοιο αίτημα, για όσο χρόνο διαρκεί η Διαδικασία Αμοιβαίου Διακανονισμού, και μόνο για το ζήτημα το οποίο αφορά ή σχετίζεται με αυτή.

Σε περίπτωση έκδοσης απόφασης Αμοιβαίου Διακανονισμού, παρατείνεται για ένα (1) έτος μετά την έκδοση της απόφασης η περίοδος παραγραφής του Δικαιώματος του Δημοσίου να προβεί σε έκδοση πράξης διοικητικού, εκτιμώμενου ή διορθωτικού προσδιορισμού φόρου με έρεισμα την απόφαση αυτή και με σκοπό τη συμμόρφωση με αυτήν.

ε) εάν υποβληθεί αίτηση για ακύρωση ή τροποποίηση σύμφωνα με το άρθρο 63Β ή ακυρωθεί ή τροποποιηθεί άμεσος προσδιορισμός φόρου, πράξη προσδιορισμού φόρου ή πράξη επιβολής προστίμου χωρίς αίτηση του φορολογούμενου, σύμφωνα με το άρθρο 63Β, για περίοδο ενός (1) έτους μετά την έκδοση της πράξης ακύρωσης ή τροποποίησης του άρθρου 63Β, και μόνο για το ζήτημα, το οποίο αφορά”.

Σχετικά με τον χρόνο διαφύλαξης, όμως, δεν ισχύει η δεκαετής παραγραφή που προβλέπεται από το άρθρο 36 παρ. 3 του ν. 4174/2013 (ΚΦΔ) (10ετής παραγραφή επί μη υποβολής δήλωσης ή για συμπληρωματικά στοιχεία), καθώς σύμφωνα με το άρθρο 13 παρ. 2 του ίδιου νόμου που αναφέρουμε πιο πάνω η εξαίρεση αυτή δεν επηρεάζει τον χρόνο διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων, διότι δεν περιλαμβάνεται στις εξαιρέσεις που παρατείνουν τον χρόνο διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων.

Επισημαίνεται ότι ως μη συμμόρφωση θεωρείται η μη διαφύλαξη των λογιστικών αρχείων (βιβλίων και στοιχείων), καθώς και η μη διαφύλαξη των φορολογικών ηλεκτρονικών μηχανισμών, φορολογικών μνημών, και αρχείων που δημιουργούν οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί (άρθρο 13 παρ. 2, όπως ισχύει μετά την αντικατάστασή του με την περ. β’ της παρ. 1 του άρθρου 3 του ν. 4337/2015), στον χρόνο που ορίζουν οι διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου 13 του ν. 4174/2013 (βλ. ΔΕΔ Θ 1504/2021).

β. Τηρούμενο Αρχείο φορολογουμένων

Περαιτέρω, δεδομένου ότι οι φορολογικοί έλεγχοι πραγματοποιούνται πλέον καταρχήν με τη διασταύρωση των τραπεζικών κινήσεων και ενίοτε με τη χρήση των έμμεσων τεχνικών ελέγχου πρέπει ο φορολογούμενος να έχει στη διάθεση του ελέγχου τα παρακάτω:

* Όλα τα πρωτότυπα δικαιολογητικά που αφορούν τις ηλεκτρονικά υποβληθείσες δηλώσεις φορολογίας εισοδήματος των ελεγχόμενων ετών (π.χ. ασφάλιστρα, δίδακτρα σχολείων κ.λπ.).

* Τα τηρηθέντα βιβλία και εκδοθέντα και ληφθέντα στοιχεία εσόδων και δαπανών, σε περίπτωση που ασκείται ελευθέριο επάγγελμα.

* Επικυρωμένα αντίγραφα των συμβολαίων μεταβίβασης ακινήτων που έλαβαν χώρα κατά τις ελεγχόμενες χρήσεις, ανεξαρτήτως αιτίας (κτήση μέσω αγοράς-πώλησης-δωρεάς-κληρονομιάς).

* Αντίγραφα όλων των οικοδομικών αδειών ανέγερσης ακινήτων (αν και όπου συντρέχει περίπτωση) των διαχειριστικών περιόδων οι οποίες υπόκεινται ή ενδεχομένως υπαχθούν σε έλεγχο.

* Μισθωτήρια συμβόλαια για τυχόν εκμίσθωση ή μίσθωση οικοδομών, οικοπέδων, αγροτεμαχίων καθώς και οικοπέδων σας επί των οποίων ανεγέρθηκαν οικοδομές από τρίτους.

* Τα αποδεικτικά στοιχεία των εμβασμάτων που στάλθηκαν στο εξωτερικό ή από το εξωτερικό καθώς και οποιοδήποτε άλλο τραπεζικό παραστατικό σχετικό μ’ αυτά.

* Κατάσταση με το σύνολο των χρηματοοικονομικών προϊόντων (ομόλογα, μετοχές, ρέπος κλπ) και των τραπεζικών λογαριασμών (ταμιευτηρίου, προθεσμίας όψεως κλπ) στην Ελλάδα και στην αλλοδαπή, ατομικά ή ως συνδικαιούχος με οποιοδήποτε τρίτο πρόσωπο, στην οποία να αναγράφονται: α) το Πιστωτικό Ίδρυμα, β) το είδος προϊόντος (π.χ. λογαριασμός ταμιευτήριου, ομόλογο κλπ), γ) ο αριθμός ταυτοποίησης του προϊόντος, δ) τα στοιχεία (ονοματεπώνυμο ή επωνυμία, Α.Φ.Μ.) των τυχόν συνδικαιούχων, τις αναλυτικές κινήσεις των χρηματοοικονομικών προϊόντων και τραπεζικών λογαριασμών κατά τις χρήσεις που αφορά το ληφθέν αίτημα παροχής πληροφοριών. Επειδή στον έλεγχο πρέπει να δικαιολογούνται όλες οι πραγματοποιηθείσες κινήσεις που έχουν λάβει χώρα, θα πρέπει να τηρούνται αντίγραφα και δικαιολογητικά όλων των συναλλαγών.

* Σε περίπτωση που συμμετέχετε σε οποιασδήποτε μορφής νομικό πρόσωπο, απαιτείται η φύλαξη παραστατικών για το πλήθος και το είδος των συναλλαγών με αυτό, αυξήσεις ή μειώσεις κεφαλαίων καθώς και τυχόν αμοιβές ή μερίσματα που εισπράξατε.

* Στοιχεία για τυχόν εισοδήματά σας ή έσοδα από ασφαλιστικά προγράμματα.

* Για τη συμμετοχή σας σε εταιρείες, ανεξαρτήτως αν δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα ή και εκτός αυτής, κατάσταση στην οποία να περιέχονται τα στοιχεία των εταιρειών αυτών (επωνυμία, έδρα, χρόνος σύστασης, κεφάλαιο, αντικείμενο εργασιών, δ/νση επικοινωνίας, τηρούμενοι εταιρικοί τραπεζικοί λογαριασμοί), το ποσοστό συμμετοχής σας και το είδος της σχέσης σας με τις εν λόγω εταιρείες (μέτοχος, νόμιμος ιδιοκτήτης, εκπρόσωπος κλπ), προσκομίζοντας έγγραφα, συμφωνητικά, καταστατικά, μετοχολόγιο και οποιαδήποτε λοιπά στοιχεία που διαθέτετε και αποδεικνύουν τη σχέση σας με τις εταιρείες αυτές.

* Αποδεικτικά στοιχεία και πληροφορίες για την πραγματική πηγή ή αιτία προέλευσης των χρηματικών ποσών των τραπεζικών σας λογαριασμών και λοιπών χρηματοοικονομικών προϊόντων. Χαρακτηριστικά παραδείγματα εσόδων που πρέπει να δικαιολογηθούν με την προσκόμιση των αποδεικτικών τους είναι τα κέρδη από λαχεία, αμοιβαία κεφάλαια, η πώληση μετοχών για την ενδεχόμενη υπεραξία τους κ.α.

Κατόπιν όλων των ανωτέρω και επειδή στην πράξη πολύ συχνά έχουμε αντιμετωπίσει περιπτώσεις όπου ελεγκτικές αρχές αναζητούν βιβλία και στοιχεία που ανάγονται σε χρήση δέκα ετών προ του ελέγχου, στην περίπτωση π.χ. εικονικών τιμολογίων, για τον λόγο αυτό προτρέπουμε τους αναγνώστες και ειδικά τις επιχειρήσεις να διαφυλάττουν για χρονικό διάστημα δεκαετίας τουλάχιστον τα στοιχεία που έχουν λάβει.

* O κ. Γιώργος Δαλιάνης είναι Διευθύνων Σύμβουλος της Artion Α.Ε. & ιδρυτής του Ομίλου Artion, Οικονομολόγος – Φοροτεχνικός.
* Η κα Νατάσσα Δαλιάνη είναι Partner της Artion A.E.
* H κα Νίκη Χατζοπούλου είναι Δικηγόρος LL.M. & Διαμεσολαβήτρια, συνεργάτης της Artion Α.Ε.

www.capital.gr